Biała lista podatników VAT

Biała lista podatników VAT to nowe uregulowanie prawne, obowiązujące od września 2019 roku. Obok innych zmian przepisów, jakie Ustawodawca przewidział na lata 2019/ 2020 biała lista jest dla księgowych szczególnie istotna. Błąd w weryfikacji rachunków może oznaczać dla księgowego poważne konsekwencje.

Biała lista podatników VAT

To prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej wykaz zawierający najistotniejsze dane dotyczące przedsiębiorców do daty przedawnienia zobowiązania podatkowego. Co istotne, biała lista obejmuje zestawienie firmowych rachunków bankowych lub rachunków SKOK, które przedsiębiorcy zgłosili do Urzędu Skarbowego lub CEIoDG i które zostały potwierdzone w STIR. Zestawienie to ma szczególne znaczenie ze względu na pewien przepis. Otóż Resort Finansów zastrzega, że wszelkie transakcje, które opiewają na kwotę powyżej 15 tys. złotych muszą być wpłacane wyłącznie na konto, widniejące na białej liście.

Sankcje

Jeśli od 1 stycznia 2020 roku księgowy dokona przelewu w wysokości powyżej 15 tys. złotych na konto inne, niż to, które znajduje się na białej liście, musi liczyć się z poważnymi konsekwencjami. Po pierwsze takiego wydatku nie zaliczysz, jako kosztu uzyskania przychodu. Po drugie przedsiębiorca poniesie solidarną odpowiedzialność ze sprzedawcą za nierozliczony VAT. Ściślej mówiąc, jeśli księgowy przed dokonaniem przelewu nie sprawdzi skutecznie białej listy, przedsiębiorca zostanie ukarany. Za wszelkie wydatki poniesione w wyniku błędu księgowego przedsiębiorca może dochodzić odszkodowania od księgowego czy obsługującego go biura rachunkowego. Ze względu na wysokość sankcji, warto aby księgowy zabezpieczył się odpowiednim ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej.

Masz dwa wyjścia

Przed każdą płatnością, opiewającą na kwotę powyżej 15 tys. zł należy zweryfikować numer rachunku na białej liście. Co jeśli jednak księgowy nie znajdzie rachunku w wykazie a kontrahent będzie żądał wpłaty? Mamy dwa wyjścia. Po pierwsze możemy poprosić kontrahenta o aktualizację konta lub odmówić zapłaty. Po drugie możemy dokonać wpłaty a następnie w terminie do 3 dni złożyć zawiadomienie do urzędu skarbowego kontrahenta. Wówczas przedsiębiorca nie zostanie narażony na sankcje. Przedsiębiorca nie poniesie również odpowiedzialności za zaległości VAT sprzedawcy, jeśli księgowy wpłaci pieniądze na rachunek spoza białej listy ale zastosuje split payment.

Potwierdź weryfikację

Po weryfikacji rachunku bankowego i dokonaniu transakcji, księgowy powinien wygenerować z systemu białej listy plik pdf i zachować go. Jeśli jednak system ze względu na problemy techniczne uniemożliwi dostęp do wykazu, należy zapisać zrzut ekranu z komunikatem.

Dostęp do białej listy

Aby móc swobodnie weryfikować rachunki na białej liście podatników VAT, potrzebne jest odpowiednie narzędzie informatyczne lub właściwie zmodyfikowany system księgowy. Kontrahentów na białej liście można sprawdzać poprzez API (dostępny do 31 grudnia 2019) lub plik tekstowy. W przypadku API weryfikacja może być jednak problematyczna dla przedsiębiorców dokonujących dziennie dużej liczby transakcji. Problem polega bowiem na ograniczeniach ilości zapytań w ciągu jednego dnia. Takich ograniczeń nie ma przy ręcznej weryfikacji (plik tekstowy). Ręczne sprawdzanie natomiast przy sporej liczbie kontrahentów nie tylko jest kłopotliwe ale przede wszystkim zwiększa ryzyko popełnienia błędu.